Mali Müşavir Rehberi

Mahzen Fatura’ya kayıt olurken e-posta adresinizi doğrulamanız gerekir. Doğrulama bağlantısı e-postanıza gelir; tıklamadan panele giremezsiniz.

Kayıt sonrası paket seçip sepetten lisansınızı aktifleştirin. Lisansınız aktif olduğunda panelin tamamını kullanabilirsiniz.

1. ✔ mahzenfatura.com adresinden "Kayıt Ol" butonuna tıklayın ve bilgilerinizi girin.
2. ✔ E-posta adresinize gelen doğrulama bağlantısına tıklayın.
3. ✔ Paketler sayfasından size uygun paketi seçip sepete ekleyin.
4. ✔ Sepetten onaylayın; lisansınız anında aktif olur.

Mali müşavir paketi belirli sayıda müşteri hakkı içerir. Haklarınızı aşmak için "Müşteri Kotası" ek paketini istediğiniz adette satın alabilirsiniz.

Diğer ek paketler: Entegrasyon (API ile otomatik fatura) ve Görsel Okuma (OCR — fatura görselinden kalem okuma).

Pazaryeri entegrasyonu ve fatura kotası şirket paketlerine özeldir.

Lisans süreniz bitmeden e-posta ile hatırlatılır. Süre dolduğunda paneldeki işlemler durur; paket sayfasından yenileyebilirsiniz.

1. ✔ Panelde "Lisansım" bölümünden paketinizi ve kalan sürenizi görün.
2. ✔ Kota eklemek için "Müşteri Kotası"nı sepete ekleyin — mevcut lisansınıza eklenir.
3. ✔ Bitime 30/7/3/1 gün kala e-posta hatırlatması alırsınız.
4. ✔ Süre dolmadan yenileyin; aksi halde işlemleriniz durdurulur.

Müşteri eklerken ad, vergi no / TC no, vergi dairesi ve adres bilgilerini girin. Her müşteri için ayrı GİB e-Arşiv hesabı tanımlayabilirsiniz; aynı GİB hesabı birden çok müşteri tarafından da kullanılabilir.

GİB hesabında "Zorla Çıkış" butonu ile aktif oturumu sonlandırabilirsiniz — başka bir cihazdan GİB portalına giriş yapmanız gerektiğinde kullanışlıdır.

1. ✔ "Müşteriler" sayfasından "Yeni Müşteri" deyin.
2. ✔ Bilgileri doldurun; şirket ise vergi no, birey ise TC no girin.
3. ✔ Müşteriye GİB hesabı bağlayın: mevcut hesabı seçin veya yeni oluşturun.
4. ✔ GİB hesabında "Test Et" ile bağlantıyı doğrulayın; "Zorla Çıkış" ile aktif oturumu sonlandırın.
5. ✔ Kota dolduğunda yeni müşteri ekleyemezsiniz — kota paketi alın.

Satış, iade, istisna, müstahsil ve muhasebeci fatura türleri desteklenir. Kalem ekleyin, tutarlar otomatik hesaplanır.

"Görselden Oku" ile bir fatura görseli yükleyip kalemleri otomatik doldurabilirsiniz (Görsel Okuma paketi gerekir).

Faturayı kaydederken müşterinin GİB hesabı varsa "GİB'de taslak olarak oluştur" seçeneğini işaretleyebilirsiniz. KDV dahil fiyatlandırma açabilirsiniz; "KDV Dahil" seçeneği ile tutarlar otomatik olarak hesaplanır.

Fatura notu otomatik olarak "yalnız X Türk Lirası" şeklinde doldurulur.

1. ✔ "+ Yeni Fatura" deyin, türü ve müşteriyi seçin.
2. ✔ Kalemleri girin (açıklama, adet, birim fiyat, KDV). KDV dahil fiyat giriyorsanız "KDV Dahil" seçeneğini işaretleyin.
3. ✔ İsterseniz "Görselden Oku" ile kalemleri otomatik doldurun.
4. ✔ Kaydedin; fatura önce panel taslağı olarak oluşur.

Aktarılan fatura imzalanmışsa 'İmzalı (Kesildi)' durumuyla gelir — tekrar GİB işlemi istenmez; imzalanmamış bir fatura aktarılırsa taslak olarak gelir ve 'GİB Gönderimleri' sayfasından imzalanır.

Otomatik imza açık ise, GİB hesabınızda belirttiğiniz günde (1-7. gün) fatura otomatik olarak imzalanır. Hatırlatma ayarı ile imzalanmamış faturalar için bildirim alırsınız.

GİB Faturaları sayfasından toplu HTML indirme yapabilirsiniz — muhasebecinize vermek için imzalı faturaları toplu olarak ZIP olarak indirin.

E-posta gönderimi: İmzalı faturaları doğrudan paneleden alıcıya e-posta ile gönderebilirsiniz. Alıcı e-postası fatura detayından yazılabilir; farklı bir adres girilirse o adres otomatik olarak kaydedilir.

Silme kuralları: Paneilden oluşturulmuş imzalı faturalar 7 günlük iptal süresi geçtikten sonra silinemez. GİB portalından silinen faturaların panel eşleşmesi otomatik olarak "Gönderilmedi" durumuna döner.

1. ✔ GİB e-Arşiv → Ayarlar'dan GİB hesabı ekleyin ve bağlantıyı test edin.
2. ✔ Faturalar sayfasından fatura kesin; 'GİB Taslağı Oluştur' ile portala gönderin.
3. ✔ 'İmzala' deyin; SMS kodu ile onaylayın (ilk seferde).
4. ✔ İmzalanan faturayı e-posta ile müşteriye gönderin; durumu GİB Gönderimleri'nde izleyin.
5. ✔ GİB Faturaları'ndan portaldaki faturaları görüntüleyin; imzalı olanları PDF veya toplu HTML olarak indirin.
6. ✔ Otomatik imza için GİB hesabında "Otomatik Onay" ayarını açın; kaçıncı günde imzalanacağını seçin.
7. ✔ GİB Faturaları'ndan fatura silerken "Panelde de sil" seçeneği ile panel eşleşmesini de temizleyin.

Entegrasyon paketi ile müşterinizin e-ticaret sistemi (ör. OpenCart) API üzerinden faturaları otomatik oluşturabilir. API anahtarı panelden üretilir ve yalnızca aktif entegrasyon lisansı varken çalışır.

API ile oluşan faturalar panel taslağı olarak düşer; ayarlardan otomatik GİB taslağı oluşturmayı açabilirsiniz. GİB taslağı oluşturulamazsa sistem belirli aralıklarla otomatik olarak tekrar dener.

1. ✔ Entegrasyon paketini lisansınıza ekleyin.
2. ✔ Panelden API anahtarınızı oluşturun.
3. ✔ E-ticaret sitenizde API adresi ve anahtarı tanımlayın.
4. ✔ Sipariş sonrası fatura otomatik oluşur; GİB taslağı otomatikliğini ayarlardan açın.
5. ✔ Faturalar listesinde "Entegrasyon" etiketi ile API'den gelen faturaları ayırt edin.

Müşterilerinizin güncel cari bakiyesini "Cari Hesap" bölümünden takip edebilirsiniz. Bakiye mantığı: onaylanmış satış faturaları borç yazar, iade faturaları ve kaydettiğiniz tahsilatlar alacağa işlenir. Taslak ve iptal edilmiş faturalar bakiyeye dahil edilmez. Faturalar her zamanki gibi "Faturalar" bölümünden kesilir; Cari Hesap yalnızca bu faturaları ve tahsilatları izler. Her müşteri için dönem ekstresi alabilir, yazdırabilir ve müşteriye verebilirsiniz.

1. ✔ Panelde "Cari Hesap" bölümüne gidin: her müşterinin fatura bakiyesi, tahsilatı ve net bakiyesi listelenir.
2. ✔ Bir müşteriye tıklayın — ekstre açılır: açılış bakiyesi, tarih aralığı ve borç/alacak/bakiye sütunları.
3. ✔ Tarih aralığını değiştirip "Filtrele" diyerek dönem ekstresi alın; "Yazdır" ile müşteriye verebilirsiniz.
4. ✔ Müşteri ödeme yaptığında "Tahsilat Ekle" formundan tutar, tarih ve not girin — bakiye anında düşer.
5. ✔ İade faturası keserseniz borç otomatik azalır; yanlış girilen tahsilatı listeden silebilirsiniz.

Silme, yalnızca paneldeki kaydı etkiler — GİB tarafındaki belgeye dokunmaz. Silme butonuna tıkladığınızda özel bir modal açılır ve seçenekler sunulur:

İmzalı ve 7 günlük iptal süresi dolmuş faturalar silinemez (hem panel hem GİB tarafında korumalıdır).

Kurallar mali müşavir ve şirket hesapları için aynıdır: