Şirket Rehberi

Mahzen Fatura’ya kayıt olurken e-posta adresinizi doğrulamanız gerekir. Doğrulama bağlantısı e-postanıza gelir; tıklamadan panele giremezsiniz.

Kayıt sonrası paket seçip sepetten lisansınızı aktifleştirin. Lisansınız aktif olduğunda panelin tamamını kullanabilirsiniz.

1. ✔ mahzenfatura.com adresinden "Kayıt Ol" butonuna tıklayın ve bilgilerinizi girin.
2. ✔ E-posta adresinize gelen doğrulama bağlantısına tıklayın.
3. ✔ Paketler sayfasından size uygun paketi seçip sepete ekleyin.
4. ✔ Sepetten onaylayın; lisansınız anında aktif olur.

Şirket paketi tek şirket için tasarlanmıştır. Yeni site veya şube eklemek için "Site Kotası" ek paketini satın alabilirsiniz.

Lisans süreniz bitmeden e-posta ile hatırlatılır. Süre dolduğunda işlemleriniz durur; paket sayfasından yenileyebilirsiniz.

1. ✔ Panelde "Lisansım" bölümünden paketinizi ve kalan sürenizi görün.
2. ✔ Site eklemek için "Site Kotası"nı sepete ekleyin.
3. ✔ Bitime 30/7/3/1 gün kala e-posta hatırlatması alırsınız.
4. ✔ Süre dolmadan yenileyin; aksi halde işlemleriniz durdurulur.

Şirket hesabında "müşteri" yerine "site" kavramı vardır. Her site için GİB e-Arşiv hesabı tanımlayabilirsiniz. Site sayınız lisansınızdaki site kotasıyla sınırlıdır.

Her site için varsayılan KDV oranı ayarlayabilirsiniz (site ayarlarından). KDV dahil fiyatlandırma açabilir ve yurtdışı müşterileri için 0 KDV uygulayabilirsiniz.

1. ✔ "Siteler" sayfasından yeni site ekleyin.
2. ✔ Site bilgilerini (site adı, e-posta, site adresi, adres, telefon) girin.
3. ✔ Siteye GİB hesabı bağlayın.
4. ✔ Site ayarlarında KDV oranını belirleyin; "KDV Dahil" ve "Yurtdışı faturalarını 0 KDV" seçeneklerini işaretleyebilirsiniz.
5. ✔ Kota dolduysa Site Kotası paketi alın.

Faturalar doğrudan GİB'e gönderilir. Müşterinin (sitenin) GİB hesabı varsa kaydederken "GİB'de taslak olarak oluştur" seçeneğini işaretleyebilirsiniz.

Ayarlar menüsünden "Otomatik GİB Taslağı" açıksa, API'den veya panelden oluşturulan her fatura otomatik olarak GİB'e taslak olarak gönderilir.

Fatura notu otomatik olarak "yalnız X Türk Lirası" şeklinde doldurulur.

1. ✔ "+ Yeni Fatura" deyin.
2. ✔ Satıcı (site/şube) seçin — bilgiler otomatik doldurulur.
3. ✔ Alıcı bilgilerini girin (ad, VKN/TCKN, adres, e-posta).
4. ✔ Kalemleri girin; tutarlar otomatik hesaplanır. KDV dahil fiyat giriyorsanız "KDV Dahil" seçeneğini işaretleyin.
5. ✔ GİB hesabı varsa "GİB'de taslak oluştur" seçeneğini işaretleyin.
6. ✔ Kaydedin; fatura panelde oluşur.

Panele aktarılan fatura zaten imzalanmışsa 'İmzalı (Kesildi)' durumuyla gelir — tekrar GİB işlemi istenmez. İmzalanmamış bir fatura aktarılırsa taslak olarak gelir; onu 'GİB Gönderimleri' sayfasından imzalarsınız.

Otomatik imza açık ise, GİB hesabınızda belirttiğiniz günde (1-7. gün) fatura otomatik olarak imzalanır. Hatırlatma ayarı ile imzalanmamış faturalar için bildirim alırsınız.

GİB Faturaları sayfasından toplu HTML indirme yapabilirsiniz — muhasebecinize vermek için imzalı faturaları toplu olarak ZIP olarak indirin.

Silme kuralları: Paneilden oluşturulmuş imzalı faturalar 7 günlük iptal süresi geçtikten sonra silinemez. GİB portalından silinen faturaların panel eşleşmesi otomatik olarak "Gönderilmedi" durumuna döner; "Panelde de sil" seçeneği ile paneleden de silebilirsiniz.

1. ✔ GİB e-Arşiv → Ayarlar'dan GİB hesabı ekleyin ve bağlantıyı test edin.
2. ✔ Faturalar sayfasından fatura kesin; 'GİB Taslağı Oluştur' ile portala gönderin.
3. ✔ 'İmzala' deyin; SMS kodu ile onaylayın (ilk seferde).
4. ✔ İmzalanan faturayı e-posta ile gönderin; durumu GİB Gönderimleri'nde izleyin.
5. ✔ GİB Faturaları'ndan portaldaki faturaları görüntüleyin; imzalı olanları PDF veya toplu HTML olarak indirin.
6. ✔ Otomatik imza için GİB hesabında "Otomatik Onay" ayarını açın; kaçıncı günde imzalanacağını seçin.
7. ✔ GİB Faturaları'ndan fatura silerken "Panelde de sil" seçeneği ile panel eşleşmesini de temizleyin.

Siteniz (OpenCart vb.) satış sonrası API ile fatura oluşturabilir. Panelden API anahtarı alınır; entegrasyon paketi şarttır.

Faturalar panelde otomatik oluşur ve ayarlara göre GİB taslağı da otomatik oluşturulabilir. GİB taslağı oluşturulamazsa (hesap askıya alındıysa veya bağlantı kesildiyse), sistem belirli aralıklarla otomatik olarak tekrar dener.

KDV oranı site ayarlarından gelir — sitede tax (vergi) bilgisi yoksa veya site ayarında KDV oranı tanımlı değilse KDV 0 olarak hesaplanır.

1. ✔ Entegrasyon paketini lisansınıza ekleyin.
2. ✔ Panelden API anahtarınızı oluşturun.
3. ✔ Sitenizde API adresi ve anahtarı tanımlayın.
4. ✔ Satış sonrası fatura otomatik oluşur; GİB taslağı otomatikliğini ayarlardan açın.
5. ✔ Faturalar listesinde "Entegrasyon" etiketi ile API'den gelen faturaları ayırt edin.

Pazaryeri paketi, Trendyol, Hepsiburada, n11, PttAVM ve Amazon mağazalarınızdaki satışlardan otomatik taslak fatura oluşturur. Her mağaza için panelden satıcı bilgilerinizi girersiniz; sistem siparişleri çekip size taslak fatura hazırlar.

Otomatik çekim 15 dakikada bir çalışır; isterseniz mağaza başına kapatıp manuel çalıştırabilirsiniz. Çekilen faturalar panel taslağı olarak oluşur — GİB'e gönderim ayrı adımdır ve fatura kotanızdan düşer. Aynı sipariş asla iki kez fatura oluşturmaz; pazaryerinden çekilen bir faturanın aynısını GİB'den aktarmaya çalışırsanız sistem benzer kaydı algılar ve atlar — aynı fatura iki kez kota harcamaz.

1. ✔ Pazaryeri paketini lisansınıza ekleyin.
2. ✔ Panelde "Pazaryerleri" bölümünden mağazanızı (Trendyol, Hepsiburada, n11, PttAVM veya Amazon) seçip satıcı bilgilerinizi girin.
3. ✔ Mağaza başına otomatik sipariş çekmeyi açın ya da manuel bırakın.
4. ✔ Siparişler taslak fatura olarak oluşur; kontrol edip GİB'e gönderin.

Şirket paketleri ayda belirli sayıda GİB işlemi içerir (ör. Şirket paketi 300 fatura/ay). Kota, GİB'e gerçekten gönderilen ya da portaldan aktarılan belgeleri sayar — paneldeki fatura sayısını değil.

Kota harcayan işlemler:

• GİB'e imzalama (gönderim): Faturanız GİB'de kesildiğinde 1 adet harcanır. İade faturaları da GİB'e gönderildiğinde 1 adet harcar — iade de gerçek bir GİB belgesidir.

• GİB'den onay bekleyen (imzalanmamış) fatura aktarma: Aktarım sırasında 1 adet harcanır.

Ücretsiz işlemler:

• Taslak oluşturma ve silme (GİB'e hiç gönderilmemiş taslaklar) — ücretsizdir.

• Onaylanmış (imzalanmış) faturanın panele aktarılması — salt kopyadır, ücretsizdir.

• Panelde "iptal" işaretlemek — yalnızca not düşer, kota etkilemez. Gönderimden önce iptal edilen taslak hiç harcamaz; gönderildikten sonra iptal edilse bile o gönderim sayılır ve geri iade edilmez.

Aynı fatura asla iki kez kota harcamaz: Aktarımda kotası kesilen taslak imzalanırken tekrar kesilmez; aynı belge mükerrer kayıt oluşturmaz — tekrar aktarılırsa mevcut kayıt GİB verisiyle yenilenir (kota tekrar kesilmez); pazaryerinden çekilen bir siparişin faturasını GİB'den aktarmaya çalışırsanız sistem benzer kaydı algılayıp aktarımı atlar. Harcanmış kotanın geri iadesi yoktur — kota, ay içinde gönderilen/aktarılan belge sayısını ölçer.

Kota dolduğunda GİB'e yeni fatura gönderemez ve onay bekleyen fatura aktaramazsınız; taslak oluşturmak ve silmek serbest kalır. "Ekstra Fatura" ek paketiyle (100 fatura/ay) kotanızı artırabilirsiniz. Kota her ay başında yenilenir (yıllık ödeme yalnızca fiyatlandırmadır; kota aylıktır). Fatura kotası yalnızca şirket paketlerinde vardır; mali müşavir paketlerinde müşteri kotası uygulanır.

1. ✔ Kota durumunuzu gösterge panosundan izleyin.
2. ✔ Kotanız bittiğinde GİB'e gönderme işlemi uyarır; "Ekstra Fatura" paketini sepete ekleyin.
3. ✔ Ekstra paket mevcut aylık kotanıza eklenir.
4. ✔ Kota her ay başında sıfırlanır (yıllık ödeme yalnızca fiyatlandırmadır; kota aylıktır).

Silme, yalnızca paneldeki kaydı etkiler — GİB tarafındaki belgeye dokunmaz. Silme butonuna tıkladığınızda özel bir modal açılır ve seçenekler sunulur:

İmzalı ve 7 günlük iptal süresi dolmuş faturalar silinemez (hem panel hem GİB tarafında korumalıdır).

Hangi faturanın silinebildiğini tek bakışta görmek için tabloyu kullanın:

Sitelerinizin satış performansını "Raporlar" bölümünden izleyin: tarih aralığı seçip onaylanmış faturaların site bazlı özetini görün. İade faturaları net tutardan düşülür, taslak ve iptal edilmiş faturalar sayılmaz.

1. ✔ Panelde "Raporlar" bölümüne gidin: üstte toplam fatura, net tutar, iade ve hesap sayısı kartları listelenir.
2. ✔ Tarih aralığını ve isterseniz tek bir siteyi seçip "Filtrele" ile daraltın.
3. ✔ "CSV İndir" ile aynı raporu Excel uyumlu dosya olarak indirin.